Reengenharia - Princípios
Os gestores dos nossos dias podem obter alguma ajuda já existem suficientes casos de sucesso de reengenharia em empresas que lhes fornecem alguns princípios por onde se podem guiar. Passamos a descrevê-los:
1 - Organizar os processos com base nos resultados e não nas tarefas:
De acordo com este princípio é preferível termos uma pessoa a desempenhar todos os passos de um processo, concebendo o trabalho dessa pessoa à volta de um objectivo ou de um resultado.
Através da aplicação deste princípio podem evitar-se os erros causados pela passagem de informação de tarefa para tarefa o que, além de atrasar o processo total, obrigava muitas vezes à repetição de tarefas mal executadas por não cumprirem os requisitos da tarefa que se lhes seguia.
2 - Colocar aqueles que vão utilizar o output do processo a executá-lo:
Muitas vezes, com o objectivo de beneficiar das economias de escala e da especialização, as empresas criam departamentos especializados para tratar de tarefas especializadas. Cada departamento trata apenas de um tipo de trabalho e é um "cliente" e um "fornecedor" de outros. Com este princípio, as empresas podem continuar a beneficiar das vantagens dos departamentos especializados, no entanto, esses departamentos passam a disponibilizar aos outros, não os produtos que aqueles necessitam, mas a informação necessária para que de uma forma mais eficiente e eficaz os obtenham.
3 - Colocar o processamento da informação nas mãos de quem a produz:
Até aqui, por falta de confiança, por falta de tempo, ou ainda por motivos relacionados com a especialização das tarefas, as empresas criavam departamentos que apenas processavam a informação que outros geravam. Com as novas tecnologias e com colaboradores mais informados, é hoje possível e desejável colocar o próprio processamento da informação nas mãos de quem a cria.
4 - Tratar os recursos dispersos geograficamente como se estivessem centralizados:
O conflito entre centralização e descentralização é um conflito clássico.
Descentralizar um recurso (humano, equipamento, ou matéria prima) oferece um melhor serviço a quem o utiliza. No entanto os custos da redundância, da burocracia e a perda de economias de escala muitas vezes não o compensam.
O uso de Bases de Dados, Redes de Telecomunicações e Sistemas de Processamento Standardizados permitem actualmente às empresas recolher os benefícios de flexibilidade e serviço da descentralização, mantendo a coordenação e controlo, como se de um sistema centralizado se tratasse.
5 - Ligar actividades paralelas em vez de integrar apenas os seus resultados:
Este princípio sugere que se criem ligações entre funções paralelas de modo a poder-se coordena-las enquanto as suas actividades decorrem.
Isto evita que o resultado de uma tarefa efectuada por um departamento não encaixe com o resultado da tarefa paralela efectuada por outro departamento, eliminando-se assim os custos do redesenho.
As Redes de Comunicação, as Bases de Dados Partilhadas e a Teleconferência são muito úteis na concretização deste princípio permitindo a coordenação entre departamentos que executam tarefas paralelas.
6 - Colocar o ponto de decisão onde o trabalho é executado, permanecendo o controle implícito no processo:
Segundo este princípio, as pessoas que fazem o trabalho devem poder tomar as decisões e o processo pode ter o controlo implícito.
Este princípio permite que os níveis piramidais de gestão sejam comprimidos e que as organizações se tornem mais "planas".
A tecnologia da Informação pode capturar e processar os dados, ao mesmo tempo que se podem criar sistemas periciais de modo a fornecer conhecimento aos trabalhadores, aconselhando-os nas suas tomadas de decisão.
Com trabalhadores que se gerem a si próprios e se auto-controlam a hierarquia e burocracia lenta associada desaparecem.
7 - Recolher a informação apenas uma vez e na fonte:
Este princípio é simples de entender. Quando havia dificuldade na transmissão de informação, fazia sentido recolhê-la repetidamente. As empresas tinham de viver com os atrasos associados, erros de entrada e custos de overhead.
Hoje em dia, quando se recolhe uma peça de informação, ela pode ser imediatamente arquivada numa base de dados para ficar disponível a qualquer um que dela necessite.
Os Códigos de Barra, as Bases de Dados Relacionais e o Intercambio Electrónico de Dados (EDI) podem ser usados para recolher, arquivar e transmitir essa informação.
A Reengenharia implica muitas alterações, não apenas nos processos. A estrutura organizacional, o sistema de gestão, qualquer coisa que tenha a ver com o processo tem de ser alterada de forma integrada.
1 - Organizar os processos com base nos resultados e não nas tarefas:
De acordo com este princípio é preferível termos uma pessoa a desempenhar todos os passos de um processo, concebendo o trabalho dessa pessoa à volta de um objectivo ou de um resultado.
Através da aplicação deste princípio podem evitar-se os erros causados pela passagem de informação de tarefa para tarefa o que, além de atrasar o processo total, obrigava muitas vezes à repetição de tarefas mal executadas por não cumprirem os requisitos da tarefa que se lhes seguia.
2 - Colocar aqueles que vão utilizar o output do processo a executá-lo:
Muitas vezes, com o objectivo de beneficiar das economias de escala e da especialização, as empresas criam departamentos especializados para tratar de tarefas especializadas. Cada departamento trata apenas de um tipo de trabalho e é um "cliente" e um "fornecedor" de outros. Com este princípio, as empresas podem continuar a beneficiar das vantagens dos departamentos especializados, no entanto, esses departamentos passam a disponibilizar aos outros, não os produtos que aqueles necessitam, mas a informação necessária para que de uma forma mais eficiente e eficaz os obtenham.
3 - Colocar o processamento da informação nas mãos de quem a produz:
Até aqui, por falta de confiança, por falta de tempo, ou ainda por motivos relacionados com a especialização das tarefas, as empresas criavam departamentos que apenas processavam a informação que outros geravam. Com as novas tecnologias e com colaboradores mais informados, é hoje possível e desejável colocar o próprio processamento da informação nas mãos de quem a cria.
4 - Tratar os recursos dispersos geograficamente como se estivessem centralizados:
O conflito entre centralização e descentralização é um conflito clássico.
Descentralizar um recurso (humano, equipamento, ou matéria prima) oferece um melhor serviço a quem o utiliza. No entanto os custos da redundância, da burocracia e a perda de economias de escala muitas vezes não o compensam.
O uso de Bases de Dados, Redes de Telecomunicações e Sistemas de Processamento Standardizados permitem actualmente às empresas recolher os benefícios de flexibilidade e serviço da descentralização, mantendo a coordenação e controlo, como se de um sistema centralizado se tratasse.
5 - Ligar actividades paralelas em vez de integrar apenas os seus resultados:
Este princípio sugere que se criem ligações entre funções paralelas de modo a poder-se coordena-las enquanto as suas actividades decorrem.
Isto evita que o resultado de uma tarefa efectuada por um departamento não encaixe com o resultado da tarefa paralela efectuada por outro departamento, eliminando-se assim os custos do redesenho.
As Redes de Comunicação, as Bases de Dados Partilhadas e a Teleconferência são muito úteis na concretização deste princípio permitindo a coordenação entre departamentos que executam tarefas paralelas.
6 - Colocar o ponto de decisão onde o trabalho é executado, permanecendo o controle implícito no processo:
Segundo este princípio, as pessoas que fazem o trabalho devem poder tomar as decisões e o processo pode ter o controlo implícito.
Este princípio permite que os níveis piramidais de gestão sejam comprimidos e que as organizações se tornem mais "planas".
A tecnologia da Informação pode capturar e processar os dados, ao mesmo tempo que se podem criar sistemas periciais de modo a fornecer conhecimento aos trabalhadores, aconselhando-os nas suas tomadas de decisão.
Com trabalhadores que se gerem a si próprios e se auto-controlam a hierarquia e burocracia lenta associada desaparecem.
7 - Recolher a informação apenas uma vez e na fonte:
Este princípio é simples de entender. Quando havia dificuldade na transmissão de informação, fazia sentido recolhê-la repetidamente. As empresas tinham de viver com os atrasos associados, erros de entrada e custos de overhead.
Hoje em dia, quando se recolhe uma peça de informação, ela pode ser imediatamente arquivada numa base de dados para ficar disponível a qualquer um que dela necessite.
Os Códigos de Barra, as Bases de Dados Relacionais e o Intercambio Electrónico de Dados (EDI) podem ser usados para recolher, arquivar e transmitir essa informação.
A Reengenharia implica muitas alterações, não apenas nos processos. A estrutura organizacional, o sistema de gestão, qualquer coisa que tenha a ver com o processo tem de ser alterada de forma integrada.
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